Leistungen in der Mietverwaltung
Grundleistungen der Verwaltung
Zu den Grundleistungen im Bereich der Verwaltung von Miet- und Gewerbeobjekten gehören die Aufgaben, die für eine ziel-orientierte Bewirtschaftung des verwalteten Objektes erforderlich sind. Je nach Kundenwunsch können diese Leistungen teilweise, z.B. ohne Vermietungsservice, oder komplett gewählt werden. Der entstehende Aufwand ist dann mit der vereinbarten Verwaltergebühr abgegolten.
a) Ordnungsgemäße Buchhaltung
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Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung im Vertragszeitraum
b) Einzug der Mieten
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Vorbereitung bzw. Annahme der bargeldlosen Zahlungen für die Mieten und die Heiz- und Betriebskosten
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Vorbereitung der Überweisungen bzw. Einzug der Nachzahlungen aus Betriebskostenabrechnungen
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Prüfung der eingegangenen Miet- und Betriebskostenzahlungen sowie der Zahlungen aus der Betriebskostenabrechnung
c) Überwachung der Mieteingänge und ggf. Durchführung des
Mahnverfahrens
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Vergleich von Sollmieten mit den gezahlten Mieten (Ist-Mieten)
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Ggf. Erstellung der Zahlungserinnerung im laufenden Monat an die betroffenen Mieter
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Ggf. Erstellung der 2. Mahnung im zweiten Monat. Erfolgt danach kein Zahlungseingang, wird der Eigentümer informiert, damit er weitere Schritte einleiten kann.
d) Durchführung von Mieterhöhungen, sofern Mieterhöhungen
möglich und angemessen sind
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Erstellung und Durchführung von Mieterhöhungen nach Rücksprache mit den Eigentümer
e) Kündigung von Mietverträgen
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Kündigung von Mietverträgen nach Freigabe durch den Eigentümer (z.B. aufgrund von Zahlungsrückständen des Mieters)
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Räumt der Mieter trotz Kündigung die Wohnung nicht, wird der Eigentümer informiert, damit er weitere Schritte einleiten kann
f) Einforderung, Anlage und Abrechnung der Mietsicherheiten
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Einforderung der Mietsicherheit bei neu abgeschlossenen Mietverträgen
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Anlage der Mietsicherheit auf einem speziellen Konto für Mietsicherheiten
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Der Mieter erhält eine Einzahlungsbestätigung und jährlich eine Zins- und Steuerbescheinigung
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Abrechnung der Mietsicherheit gegenüber dem Mieter nach dessen Auszug und ggf. Verrechnung mit offenen Forderungen
g) Erstellung der jährlichen Betriebs- und Heizkostenabrechnungen
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Vorbereitung und Erstellung der Betriebs- und Heizkostenabrechnung
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Zuarbeit für das beauftragte Heizkostenabrechnungsunternehmen in Form von Mitteilungen über Mieterwechsel, abzurechnende Heizkosten und/oder Wasser-/ Abwasserkosten
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Versand der Abrechnungen an die Mieter
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Entgegennahme und außergerichtliche Bearbeitung von Widersprüchen zur Betriebskostenabrechnung. Sind alle sachlichen Fragen der Mieter beantwortet und es erfolgt trotzdem keine Nachzahlung, wird der Eigentümer informiert, damit er weitere Schritte einleiten kann.
h) Erstellung der Abrechnung für den Eigentümer
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Erstellung einer vierteljährlichen (ggf. monatlichen) Einnahmen-/Ausgabenabrechnung für den Eigentümer. Die Abrechnung erfasst alle Mietzahlungen und sonstigen Einnahmen des Grundstücks, sowie alle Ausgaben, geordnet nach Sachkonten.
i) Durchführung des mit dem Grundstück zusammenhängenden
Zahlungsverkehrs
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Information an alle Versorgungsunternehmen, dass ein Verwalter bestellt und Rechnungsempfänger ist
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Prüfung der Rechnungen auf sachliche Richtigkeit
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Vorbereitung der Rechnungen zur Zahlung durch den Eigentümer oder Zahlung durch den Verwalter bei entsprechender Beauftragung
k) Versicherungen
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Prüfung des Versicherungsbedarfs
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Abwicklung von Schadensfällen mit den Versicherungsgesellschaften und Dritten
l) Allgemeine Verwaltung
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Willenserklärungen entgegennehmen und abgeben, soweit sie an die Mieter oder Eigentümer gerichtet sind, bzw. ihre Wirkung die Verwaltung des Grundstückes berührt
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Büroleistungen wie Porto, Telefon, Kopien und Dienstfahrten und notwendige Nebenkosten, soweit sie vom Verwalter im Rahmen der aufgeführten Leistungen veranlasst wurden, sind mit der vereinbarten Verwaltervergütung abgegolten
m) Wohnungsabnahmen und Übergaben
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Organisation und Durchführung einer gemeinsamen Übergabe bzw. Abnahme mit dem Mieter
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Erstellung eines Abnahme- bzw. Übergabeprotokolls (falls notwendig, inkl. Fotodokumentation)
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Vergleich von Übergabe- und Abnahmeprotokoll. Sind vom Mieter verschuldete Mängel vorhanden, erfolgt die außergerichtliche Aufforderung an den Mieter zur Beseitigung der Mängel. Ggf. erfolgt eine Verrechnung mit der Mietsicherheit und bei Bedarf wird der Eigentümer informiert, damit er weitere Schritte einleiten kann.
n) Übernahme von Neuvermietungen der Wohnungen
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Einstellung der zu vermietenden Wohnung (Gewerbeeinheit) in eine Immobilienvermittlungsseite im Internet oder Zeitungsannonce (Erstattung der ausgelegten Kosten jeweils durch den Eigentümer)
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Verhandlung mit den Mietinteressenten
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Ausfertigung der ortsüblichen Formularmietverträge. Wenn sich die Konditionen gegenüber dem bisherigen Mietvertrag ändern, wird die Zustimmung des Eigentümers eingeholt.
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Die Neuvermietung über den Verwalter erfolgt für Eigentümer und Mieter bei entsprechender Beauftragung (siehe Preise) courtagefrei. Es sind dem Verwalter lediglich die entstandenen Kosten für Annoncen zu erstatten. Wird die Vermietung von frei werdenden Wohnungen/ Büros im Verwaltervertrag nicht mit beauftragt, wird für diese Leistung dem Eigentümer eine Pauschalgebühr in Höhe von 0,5 Monatsmieten (Warmmiete mit Heiz- und Nebenkosten) für maximal 5 Besichtigungstermine berechnet. Kosten ab der 3. Zeitungsannonce je Wohnung/ Gewerbeeinheit werden vom Eigentümer getragen.
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Alternativ kann die Vermietung für den Eigentümer kostenfrei an ein Maklerunternehmen übertragen werden. In diesem Fall trägt der Mieter die übliche Maklercourtage.
o) Beauftragung der üblichen notwendigen laufenden Reparaturen
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Entgegennahme von Mängelmeldungen vom Mieter, Hauswart oder Eigentümer
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Einholen von in der Regel 3 Kostenvoranschlägen für die notwendigen Arbeiten und Vorlage beim Eigentümer
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Führung von Verhandlungen mit den Handwerkern, wie z.B. Terminabsprachen und Koordinierung mit den Mietern
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Auslösen der notwendigen Handwerkeraufträge
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Prüfung der Rechnungen auf sachliche Richtigkeit, ob die Rechnungen mit abgegebenen Kostenvoranschlägen oder Aufträgen in der Betragssumme und inhaltlich übereinstimmen
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Bei einem Reparaturaufwand über 350,00 € inkl. MwSt. ist die vorherige Zustimmung des Eigentümers einzuholen. Ausnahme: Notreparaturen, bei denen Gefahr im Verzug ist.
p) Einschaltung eines Rechtanwaltes
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Beauftragung eines Rechtsanwaltes zur Einleitung von Zahlungs-, Räumungs- und Mieterhöhungsklagen
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Zuarbeit und Begleitung der Rechtssache bis zum Abschluss, längstens jedoch bis zur Beendigung des Verwaltervertrages
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Klärung spezieller Rechtsfragen, soweit dies notwendig erscheint
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Die Beauftragung eines Rechtsanwaltes erfolgt nur nach Rücksprache mit dem Eigentümer und zu seinen Lasten