Leistungen in der Mietverwaltung

Grundleistungen der Verwaltung

Zu den Grundleistungen im Bereich der Verwaltung von Miet- und Gewerbeobjekten gehören die Aufgaben, die für eine ziel-orientierte Bewirtschaftung des verwalteten Objektes erforderlich sind. Je nach Kundenwunsch können diese Leistungen teilweise, z.B. ohne Vermietungsservice, oder komplett gewählt werden. Der entstehende Aufwand ist dann mit der vereinbarten Verwaltergebühr abgegolten.

a) Ordnungsgemäße Buchhaltung

Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung im Vertragszeitraum

b) Einzug der Mieten

Vorbereitung bzw. Annahme der bargeldlosen Zahlungen für die Mieten und die Heiz- und Betriebskosten
Vorbereitung der Überweisungen bzw. Einzug der Nachzahlungen aus Betriebskostenabrechnungen
Prüfung der eingegangenen Miet- und Betriebskostenzahlungen sowie der Zahlungen aus der Betriebskostenabrechnung

c) Überwachung der Mieteingänge und ggf. Durchführung des

Mahnverfahrens

Vergleich von Sollmieten mit den gezahlten Mieten (Ist-Mieten)
Ggf. Erstellung der Zahlungserinnerung im laufenden Monat an die betroffenen Mieter
Ggf. Erstellung der 2. Mahnung im zweiten Monat. Erfolgt danach kein Zahlungseingang, wird der Eigentümer informiert, damit er weitere Schritte einleiten kann.

d) Durchführung von Mieterhöhungen, sofern Mieterhöhungen

möglich und angemessen sind

Erstellung und Durchführung von Mieterhöhungen nach Rücksprache mit den Eigentümer

e) Kündigung von Mietverträgen

Kündigung von Mietverträgen nach Freigabe durch den Eigentümer (z.B. aufgrund von Zahlungsrückständen des Mieters)
Räumt der Mieter trotz Kündigung die Wohnung nicht, wird der Eigentümer informiert, damit er weitere Schritte einleiten kann

f) Einforderung, Anlage und Abrechnung der Mietsicherheiten

Einforderung der Mietsicherheit bei neu abgeschlossenen Mietverträgen
Anlage der Mietsicherheit auf einem speziellen Konto für Mietsicherheiten
Der Mieter erhält eine Einzahlungsbestätigung und jährlich eine Zins- und Steuerbescheinigung
Abrechnung der Mietsicherheit gegenüber dem Mieter nach dessen Auszug und ggf. Verrechnung mit offenen Forderungen

g) Erstellung der jährlichen Betriebs- und Heizkostenabrechnungen

Vorbereitung und Erstellung der Betriebs- und Heizkostenabrechnung
Zuarbeit für das beauftragte Heizkostenabrechnungsunternehmen in Form von Mitteilungen über Mieterwechsel, abzurechnende Heizkosten und/oder Wasser-/ Abwasserkosten
Versand der Abrechnungen an die Mieter
Entgegennahme und außergerichtliche Bearbeitung von Widersprüchen zur Betriebskostenabrechnung. Sind alle sachlichen Fragen der Mieter beantwortet und es erfolgt trotzdem keine Nachzahlung, wird der Eigentümer informiert, damit er weitere Schritte einleiten kann.

h) Erstellung der Abrechnung für den Eigentümer

Erstellung einer vierteljährlichen (ggf. monatlichen) Einnahmen-/Ausgabenabrechnung für den Eigentümer. Die Abrechnung erfasst alle Mietzahlungen und sonstigen Einnahmen des Grundstücks, sowie alle Ausgaben, geordnet nach Sachkonten.

i) Durchführung des mit dem Grundstück zusammenhängenden

Zahlungsverkehrs

Information an alle Versorgungsunternehmen, dass ein Verwalter bestellt und Rechnungsempfänger ist
Prüfung der Rechnungen auf sachliche Richtigkeit
Vorbereitung der Rechnungen zur Zahlung durch den Eigentümer oder Zahlung durch den Verwalter bei entsprechender Beauftragung

k) Versicherungen

Prüfung des Versicherungsbedarfs
Abwicklung von Schadensfällen mit den Versicherungsgesellschaften und Dritten

l) Allgemeine Verwaltung

Willenserklärungen entgegennehmen und abgeben, soweit sie an die Mieter oder Eigentümer gerichtet sind, bzw. ihre Wirkung die Verwaltung des Grundstückes berührt
Büroleistungen wie Porto, Telefon, Kopien und Dienstfahrten und notwendige Nebenkosten, soweit sie vom Verwalter im Rahmen der aufgeführten Leistungen veranlasst wurden, sind mit der vereinbarten Verwaltervergütung abgegolten

m) Wohnungsabnahmen und Übergaben

Organisation und Durchführung einer gemeinsamen Übergabe bzw. Abnahme mit dem Mieter
Erstellung eines Abnahme- bzw. Übergabeprotokolls (falls notwendig, inkl. Fotodokumentation)
Vergleich von Übergabe- und Abnahmeprotokoll. Sind vom Mieter verschuldete Mängel vorhanden, erfolgt die außergerichtliche Aufforderung an den Mieter zur Beseitigung der Mängel. Ggf. erfolgt eine Verrechnung mit der Mietsicherheit und bei Bedarf wird der Eigentümer informiert, damit er weitere Schritte einleiten kann.

n) Übernahme von Neuvermietungen der Wohnungen

Einstellung der zu vermietenden Wohnung (Gewerbeeinheit) in eine Immobilienvermittlungsseite im Internet oder Zeitungsannonce (Erstattung der ausgelegten Kosten jeweils durch den Eigentümer)
Verhandlung mit den Mietinteressenten
Ausfertigung der ortsüblichen Formularmietverträge. Wenn sich die Konditionen gegenüber dem bisherigen Mietvertrag ändern, wird die Zustimmung des Eigentümers eingeholt.
Die Neuvermietung über den Verwalter erfolgt für Eigentümer und Mieter bei entsprechender Beauftragung (siehe Preise) courtagefrei. Es sind dem Verwalter lediglich die entstandenen Kosten für Annoncen zu erstatten. Wird die Vermietung von frei werdenden Wohnungen/ Büros im Verwaltervertrag nicht mit beauftragt, wird für diese Leistung dem Eigentümer eine Pauschalgebühr in Höhe von 0,5 Monatsmieten (Warmmiete mit Heiz- und Nebenkosten) für maximal 5 Besichtigungstermine berechnet. Kosten ab der 3. Zeitungsannonce je Wohnung/ Gewerbeeinheit werden vom Eigentümer getragen.
Alternativ kann die Vermietung für den Eigentümer kostenfrei an ein Maklerunternehmen übertragen werden. In diesem Fall trägt der Mieter die übliche Maklercourtage.

o) Beauftragung der üblichen notwendigen laufenden Reparaturen

Entgegennahme von Mängelmeldungen vom Mieter, Hauswart oder Eigentümer
Einholen von in der Regel 3 Kostenvoranschlägen für die notwendigen Arbeiten und Vorlage beim Eigentümer
Führung von Verhandlungen mit den Handwerkern, wie z.B. Terminabsprachen und Koordinierung mit den Mietern
Auslösen der notwendigen Handwerkeraufträge
Prüfung der Rechnungen auf sachliche Richtigkeit, ob die Rechnungen mit abgegebenen Kostenvoranschlägen oder Aufträgen in der Betragssumme und inhaltlich übereinstimmen
Bei einem Reparaturaufwand über 350,00 € inkl. MwSt. ist die vorherige Zustimmung des Eigentümers einzuholen. Ausnahme: Notreparaturen, bei denen Gefahr im Verzug ist.

p) Einschaltung eines Rechtanwaltes

Beauftragung eines Rechtsanwaltes zur Einleitung von Zahlungs-, Räumungs- und Mieterhöhungsklagen
Zuarbeit und Begleitung der Rechtssache bis zum Abschluss, längstens jedoch bis zur Beendigung des Verwaltervertrages
Klärung spezieller Rechtsfragen, soweit dies notwendig erscheint
Die Beauftragung eines Rechtsanwaltes erfolgt nur nach Rücksprache mit dem Eigentümer und zu seinen Lasten